Dylai byrddau roi tenantiaid wrth graidd eu proses benderfynu a bod yn atebol am eu haddewidion, medd David Wilton.
Dros y chwe mis diwethaf, bu rhuthr tuag at gyfuno gan gymdeithasau tai Cymru, ac os gellir credu’r sïon, mae mwy i ddod. Yn naturiol, y cwestiwn y bu TPAS Cymru yn ei godi yw beth yw lle tenantiaid yn hyn oll?
Mae cyfuno fel priodas – perthynas na ddylid mentro iddi ar chwarae bach, a ddylai fod yn ymwneud â llawer mwy na dim ond effeithlonrwydd gweithredol; dylai ddwyn ynghyd elfennau gorau diwylliant, arbenigedd a ffordd o feddwl. Yn wahanol i briodas, nid hawdd fydd ei ddadwneud felly dylai pob parti fod yn sicr iawn bod y cyfuno er lles pawb. Bydd yr erthygl hon yn dangos pam ddylai tenantiaid fod yn rhan ALLWEDDOL o unrhyw drafodaeth am gyfuno.
Fe ŵyr darllenwyr fod Llywodraeth Cymru wedi rhoi’r cyfrifoldeb am unrhyw benderfyniadau i gyfuno yn nwylo’r byrddau priodol. Mae’n hanfodol bod holl aelodau’r bwrdd yn cofio bod tenantiaid yn llawer mwy na chwsmeriaid. Dylent fod wrth graidd pob penderfyniad ac felly mae angen i fyrddau ddangos y cyfranogodd tenantiaid yn y modd priodol yn y broses gyfuno o’r cychwyn, a thu hwnt.
PAM MAE YMGYSYLLTU Â THENANTIAID YN HANFODOL
Gŵyr y neb sy’n ymwneud â llais tenantiaid y bydd tenantiaid yn codi ac yn ystyried ffactorau na feddyliodd y bwrdd amdanynt erioed, gan roi pwyntiau amhrisiadwy i aelodau bwrdd eu hystyried, a bydd y mewnwelediad hwnnw yn helpu’r bwrdd i benderfynu ar sail fwy gwybodus.
Bydd ymgynghori â thenantiaid a’u cael i ymgysylltu yn helpu i egluro pwrpas a blaenoriaethau cyfuno. Gall cyfuno ddod â llu o gyfleoedd newydd, ond maent hefyd yn dod â heriau sylweddol i’w canlyn, a gall tenantiaid gynnig arweiniad hanfodol i fwrdd ar y problemau hyn.
Mae ymgysylltu’n effeithiol â thenantiaid yn ffordd dda o sicrhau cytundeb ehangach rhanddeiliaid. Bydd rheoleiddwyr yn hapusach a bydd gan fancwyr, staff, gwleidyddion, a rhanddeiliaid cymunedol lai o bryderon os gallant ganfod llais tenantiaid mesuradwy drwy gydol y broses.
I fwrdd fod yn effeithiol, rhaid i ddatganiadau cenhadaeth, gwerthoedd a brand fod yn fwy na geiriau mewn cynllun strategol y cytunir arno yn achlysurol. Os yw bwrdd yn credu yn eu gwerthoedd ac yn eu dilyn, rhaid iddynt sicrhau bod tenantiaid yn deall pob cam o’r broses gyfuno a sut y gallai effeithio arnynt.
Mae cyfranogiad tenantiaid yn helpu i ddiffinio buddiannau mesuradwy i denantiaid. Sut all y corff tenantiaid ehangach ddeall a gwerthfawrogi unrhyw fudd iddynt oni chafodd ei ddiffinio a’i ddeall yn glir? Anaml y bydd tenantiaid yn cynhyrfu ynghylch cymarebau gerio, statws credyd ac EBITs. Felly hefyd lawer o’r staff, dwi’n amau. Mae cyfathrebu hawdd ei ddeall sy’n egluro’r manteision hyn yn hanfodol – nid yn unig i denantiaid ond hefyd i randdeiliaid ehangach!
O’r hyn dwi wedi ei weld yn ddiweddar, un peth y gallai LCCiaid Cymru sy’n trafod cyfuno ei wneud yn well yw bod yn fwy agored am risg a chostau posibl, ayb. Gwyddom o Loegr nad yw cyfuno bob amser yn mynd yn berffaith, collir ffocws weithiau, mae swyddfeydd lleol yn cau, staff allweddol yn ymadael, ac yn bwysicaf oll, darganfyddir tyllau du ariannol weithiau. Er bod yr olaf yn brin, mae’n digwydd yn amlach nag y carem gyfaddef. Yn ddiweddar, gwelais hysbysiad i denantiaid gan landlord uchel ei barch, a ddywedai yn foel ‘na fyddai unrhyw effaith negyddol ar y [landlord] a’i breswylwyr’. Wir yr? Dwi’n amheus iawn o hynny, ac nid fi yw’r unig un, mae’n siwr.
Fel cyn-gyfarwyddwr marchnata, gwn fod dywediad yn y sector cyfathrebu: ‘Lle mae gwagle mewn cyfathrebu, bydd negyddiaeth yn ei lenwi. Llenwch y bylchau fel na all negyddiaeth besgi a thyfu.’ Gall llwyfannau digidol fod yn lle diddorol am gamhysbysu ac esgor ar ffug-gynllwynion. I dimau cyfathrebu, gall gorfod brwydro yn erbyn straeon negyddol a ffug-gynllwynion fod yn ddiflas.
Heblaw am ymgysylltu â thenantiaid, rhaid cofio am randdeiliaid eraill mewn deiliadaethau eraill, fel eiddo rhanberchenogaeth, rhent canolradd, lesddeiliaid hawl-i-brynu a lesddeiliaid busnes siopau lleol a chyfleusterau cymunedol. Yn dibynnu ar gymysgedd y stoc, efallai y bydd angen cyfathrebu â’r rhain mewn modd priodol, wedi’i addasu ar eu cyfer, a chynnig dulliau ymgysylltu amgen.
Y rheswm olaf, ac efallai’r pwysicaf, ei bod yn hanfodol i fyrddau’n ymgysylltu â’u tenantiaid mewn ffordd ystyrlon, yw mai dyna’r peth iawn i’w wneud. Felly, gwnewch hynny.
SUT MAE CYFUNO YN GWEITHIO I DENANTIAID?
Datblygu dogfen addewid/cynnig i denant glir. Un o lwyddiannau trosglwyddo stoc oedd bod ‘cytundeb’ yn aml wedi’i ddatblygu gyda’r tenantiaid yr effeithiwyd arnyn nhw, i fodloni set o ddisgwyliadau. Câi’r addewidion hynny eu hystyried, eu dogfennu ac yn bwysicaf oll, eu holrhain. Sut arall y gall tenantiaid ddeall manteision a risgiau uno os nad chwasant eu hamlinellu’n glir iddyn nhw? Mae angen i fyrddau ddeall hyn ac ymrwymo i ddogfennu’r cynnig glir i denantiaid.
Cynnwys digon o amser ar gyfer ymgynghori. Dylai ymgynghoriad da redeg yn gyfochrog â’r amserlen gyfuno, nid dim ond fel ymarfer symbolaidd cyn i fwrdd benderfynu’n derfynol. Dywedodd gormod o denantiaid wrthym: ‘Beth yw’r pwynt, maen nhw [bwrdd] eisoes wedi penderfynu’. Nid yw’n hawdd twyllo tenantiaid, fe wyddan nhw pan fydd ymgynghoriad yn symbolaidd. Mae’n ffordd sicr o droi tenantiaid yn eich erbyn. Dwi eisoes wedi tanlinellu’r ffaith bod y rheoleiddiwr yn disgwyl ymgynghori ystyrlon. Mae hyn yn golygu bod angen digon o amser i denantiaid edrych ar y cynigion ac ymateb iddynt, ynghyd ag amser ar y dechrau i gynllunio’r ymgynghoriad, ac amser ar y diwedd i adolygu’r canlyniad. Mae ymgynghoriadau yn ddiarhebol am gymryd amser llawer hwy i’w cyflawni na’r amserlen a nodir fel arfer yng nghynllun y prosiect.
Tenantiaid i gyfranogi’n gynnar yn eich cyd-weithgorau. Gall tenantiaid medrus ddod â phersbectif gwerthfawr i ystyriaethau cyfuno. Mae gan baneli craffu brofiad mewn gofyn y cwestiynau pwysig ynghylch pwrpas a budd. Gwnewch ddefnydd ohonynt, ac fe ofynnan nhw’r cwestiynau anodd.
Defnyddio’ch cynnig i denantiaid fel cyfle. Bod â dogfen gynnig ag ymrwymiadau clir ac addewidion i denantiaid yw’r peth pwysicaf yn y broses. Mae’n canoli sylw’r gweithgor cyfuno a’r bwrdd ar sicrhau’r buddiannau mwyaf posib i gwsmeriaid. Os nad yw’r rheini’n ddigonol neu’n ddeniadol, beth yw’r pwynt? Fel pob prosbectws da, byddai hefyd yn cynnwys y risgiau a’r mesurau lliniaru. Bydd creu dogfen gynnig o ansawdd yn meithrin ymddiriedaeth tenantiaid a’ch rhanddeiliaid ehangach. Gall hefyd drawsnewid y cyfuno yn gyfle gwirioneddol i fynd i’r afael â’r pethau sy’n bwysig i denantiaid a newid y ffordd y mae’r landlord yn darparu gwasanaethau yn llwyr.
Bod yn onest. Mae’n hanfodol bod landlordiaid yn glir ac yn onest gyda thenantiaid am yr hyn sy’n symbylu’r cyfuno. Maent yn gwerthfawrogi gonestrwydd. Byddant yn gwybod am unrhyw fethiannau gwasanaeth ac yn gwerthfawrogi cynlluniau gonest a realistig ar gyfer ffyrdd newydd o fynd ati. Mae’r broses gyfuno yn gyfle i fagu ymddiriedaeth a fydd yn sail i ymgysylltu wedi’r cyfuno. Gan edrych ar Loegr eto, mae’r un mor bwysig osgoi addo’r ddaear a methu â chyflawni! Mae hynny’n wir am unrhyw oedi neu newid yn y cynlluniau cyfuno. Gall oedi anesboniadwy greu amheuaeth a phryder, felly byddwch yn agored ac yn onest ynglŷn ag oedi, risgiau ac unrhyw effeithiau posibl.
Bod yn greadigol yn eich ymgysylltiad. Os ydych am gyrraedd ystod ehangach o denantiaid a’u cael i fynd i’r afael â phwnc cymhleth, rhaid i chi fod yn greadigol yn eich dulliau ymgysylltu. Mae angen i chi adnabod eich tenantiaid, eu proffiliau a sut y maent yn dewis ymgysylltu. Rhaid bod yn greadigol, creu cymysgedd o gyfleoedd ar-lein ac wyneb-yn-wyneb i roi barn a chaniatáu sgyrsiau ystyrlon. Mae TPAS Cymru wedi gweld y da, y drwg a’r hyll o ran ymgysylltu a gall helpu unrhyw un i wneud yn well.
Bod yn atebol am eich addewid: Dylai tenantiaid allu gweld buddiannau’r cyfuno. I sicrhau hynny mae angen dogfen gynnig i denantiaid ynghyd ag atebolrwydd clir a manylion am sut y caiff hyn ei olrhain a’i fesur. Methir hyn weithiau, a dwi’n credu bod hynny’n drueni mawr. Mae ymddiriedaeth a thryloywder yn eiriau allweddol sy’n codi dro ar ôl tro gyda thenantiaid mewn perthynas â landlord. Mae cyfuno yn gyfle gwych i gynnig ‘bargen newydd’ ac addewid o drefn well, a dylai byrddau fod yn eiddgar i fod yn agored ynghylch olrhain y modd y cyflawnir yr addewid hwnnw.
I GRYNHOI
Nid oes gan TPAS Cymru farn ar fanteision ac anfanteision cyfuno. Yr hyn a ddymunwn yw penderfyniadau hyddysg, atebol, am y rhesymau cywir. Wrth i fyrddau benderfynu, rhaid cynnwys tenantiaid yn y trafodaethau a rhaid i’r holl risgiau a’r budd iddynt fod wedi’u nodi’n glir ac yn bosib eu holrhain a’u mesur.
Nid yr wyth landlord hyn fydd y rhai olaf. Gwelwn fwy dros y blynyddoedd nesaf wrth i fyrddau ystyried oblygiadau SATC a’u rhaglenni adeiladu. Mae TPAS Cymru wedi ymrwymo i weithio gyda landlordiaid a thenantiaid i ddatblygu gwell ymgysylltu ac i helpu gyda’r daith tuag at gyfuno a thu hwnt.
David Wilton yw prif weithredydd TPAS Cymru